3 étapes clés pour un atelier UX réussi

Vous avez déjà sûrement entendu parler des ateliers UX qu’on peut réaliser dans le cadre d’une démarche centrée utilisateur. Il existe de nombreux types d’ateliers (atelier d’idéation, atelier de co-conception, etc.) permettant de résoudre des problématiques différentes. Quel que soit le type d’atelier choisi, comment s’assurer du succès de cette activité ? Comment bien s’organiser ? Comment éviter les pièges les plus communs ? On vous dit tout dans cet article !

Des participants découvrent le contenu à placer sur un écran papier, lors d'un atelier UX
Après une première activité de tri de carte, les participants d’un atelier de co-conception essaient de placer le contenu du site sur un écran vide (source : Ludotic)

Aujourd’hui, nous allons voir :

Un atelier UX, qu’est-ce que c’est ?        

Des utilisateurs en train de collaborer sur le design d'une page d'accueil lors d'un atelier UX
Des utilisateurs en pleine réflexion sur l’organisation des éléments d’une page d’accueil (source : Ludotic)

De nombreuses activités sont à notre disposition en tant que spécialiste de l’expérience utilisateur (ou UX). L’atelier UX (ou workshop) est une des activités qui permettent de collecter des données qualitatives dans une démarche centrée utilisateur.

Avant tout, un atelier UX est une activité collaborative qui permet de rassembler un public cible autour de la même table (que ce soit les utilisateurs finaux, potentiels, ou encore les parties prenantes d’un projet) et de travailler ensemble sur une problématique donnée grâce à différents types d’activités. Le spécialiste UX a pour rôle d’animer l’atelier et de s’assurer que chaque participant puisse exprimer son opinion. 

Pourquoi faire un atelier UX ?

Un atelier UX présente de nombreux avantages, comme :

  • Obtenir des retours enrichis par les interactions et échanges entre participants tout au long de l’atelier (contrairement aux activités individuelles)
  • Faire se pencher différents profils sur une même problématique au même moment
  • Favoriser l’émergence d’idées, avec un éventuel angle créatif

Un atelier a toujours pour objectif de résoudre une problématique donnée. On peut organiser un atelier pour :

  • Concevoir une partie d’une interface (Atelier de co-conception)
  • Organiser l’architecture d’un site (Atelier de tri de cartes)
  • Créer des personas et/ou des cartes d’expérience (à partir de données déjà recueillies, ou comme première étape de recueil de données)
  • Générer des idées pour résoudre un problème (Brainstorming, ou variante)
  • Identifier les besoins et attentes d’un public cible sur un objet donné (Focus Group)
  • Analyser les résultats d’une précédente activité UX (comme un test utilisateurs ou des entretiens)
  • Embarquer les différentes parties prenantes d’un projet et construire une vision partagée
  • Et bien d’autres !

A quel moment peut-on organiser un atelier UX ?

Un atelier UX peut être organisé à tout moment au cours de la vie d’un projet. Par exemple, dans le cadre d’un accompagnement UX pour un client, nous avons remarqué que la structure d’un site en ligne (sorti il y a un an en urgence) n’était plus adaptée au contenu actuel. Les données d’usage montraient qu’une des catégories principales du site n’était plus du tout utilisée. De plus, publier un nouveau contenu dans les bonnes catégories prenait beaucoup de temps en interne.

En seulement 1h30, nous avons réussi à proposer une nouvelle catégorisation du contenu du site, répertoriée en thématiques cohérentes et pérennes grâce à un atelier de tri de cartes. L’atelier UX nous a permis de revoir l’architecture proposée en un minimum de temps avec des profils différents et complémentaires .

Comment est structuré un atelier UX ?

Un atelier se compose en général de deux phases : 

  • Une phase de divergence. L’objectif est de maximiser l’émergence d’idées en explorant différentes directions. La quantité d’idées est privilégiée.
  • Une phase de convergence. L’objectif est de retenir et de prioriser les idées ou les points les plus pertinents pour résoudre la problématique identifiée. La qualité des idées est privilégiée.
La problématique alimente la phase de divergence : l'objectif est de trouver un maximum d'idées, pour en phase de divergence, privilégier la qualité des idées pour arriver à un résultat répondant à la problématique
Les deux phases d’un atelier UX (source : Ludotic)

Par exemple, dans un atelier de brainstorming, on invite les participants à proposer un maximum d’idées, même les plus farfelues (phase de divergence). Ensuite on met ces idées en commun, on essaie de les rassembler, de les catégoriser et enfin on les priorise (phase de convergence).

Pour un atelier de co-conception d’une page d’accueil, on peut faire travailler les participants en petits groupes, où ils explorent les possibilités (phase de divergence) avant de partager leurs résultats avec l’ensemble des participants. On cherche les points communs et les différences émanant des différents groupes, pour ensuite créer une page d’accueil unique (phase de convergence).

Ce processus d’ouverture et de fermeture est important pour explorer plusieurs pistes, et s’assurer que chaque participant puisse exprimer son point de vue et ses idées. La phase de convergence permet de rappeler qu’on ne peut pas tout faire, et que des compromis sont parfois nécessaires. Écouter les choix individuels permet de savoir ce qui est important pour les participants, et de prioriser en fonction. Qu’elles soient retenues ou non lors de la phase de convergence, les idées émises en phase de divergence sont à conserver, car elles pourront être utilisées plus tard dans le projet.

Comment réaliser un atelier UX ?

Le succès d’un atelier tient autant à une bonne préparation qu’à la passation de l’atelier en lui-même. Quel que soit le type d’atelier choisi, il existe 3 étapes clé pour un atelier réussi :

  1. Préparation
  2. Réalisation
  3. Analyse des données

Préparation de l’atelier

Pour la préparation d’un atelier UX, il y a 5 aspects principaux à prendre à compte :

  • La problématique à résoudre
  • Le type de participants
  • Le nombre et la répartition des participants
  • Le choix des activités
  • Le matériel à prévoir

D’abord, la problématique

La première chose à faire pour bien organiser un atelier est de définir quelle est la problématique à résoudre. En effet, l’atelier, étant une activité collaborative, il n’est pas adapté à n’importe quelle problématique. 

Par exemple, si l’on cherche à comprendre quels sont les irritants liés à l’utilisation d’un site web, le test utilisateur est à privilégier. En effet il permet à un participant de naviguer seul sur une interface afin de repérer les problèmes d’utilisabilité. En revanche, si l’on cherche à générer des idées nombreuses et innovantes, l’atelier est une activité appropriée puisqu’il permet de réunir un groupe d’individus et de stimuler leur créativité. Chaque participant peut dès lors partager ses idées, et rebondir sur celles des autres (contrairement à une activité individuelle).

… puis les participants

Une fois votre problématique identifiée, il est important de se demander quels types de participants sont à même de résoudre au mieux votre problématique. Le type de participant dépend fortement de votre projet et de vos objectifs. 

Par exemple, pour un même projet, vous pouvez réaliser en premier un atelier avec des parties prenantes (donc internes) pour réunir leurs connaissances sur le sujet et commencer à construire une vision partagée. Puis dans un second temps, faire un atelier avec des utilisateurs (donc externes) pour se concentrer sur leurs besoins, attentes, vision, etc. sans qu’ils soient influencés par les décisions internes.

Combien de participants devez-vous recruter pour un atelier ? Cette question dépend de l’atelier en lui-même, de ce qu’on recherche, des profils de participants à intégrer, et de nombreux critères. Il n’existe pas de nombre parfait. J’ai par exemple eu l’opportunité de participer à un atelier avec 30 participants qui se déroulaient sur 2 demi-journées. La préparation rigoureuse de cet atelier en a été le succès. Le nombre de participants va impacter le type d’activités proposées, la répartition en groupes (en s’assurant d’avoir des profils différents au sein de chaque groupe), et la durée de l’atelier.

Enfin, les activités, le recrutement et le matériel

Une fois votre problématique identifiée et vos profils de participants établis, il est temps de choisir les activités de l’atelier. Il en existe un certain nombre et de nombreux sites comme celui-ci peuvent vous aider dans votre choix. Gardez à l’esprit le profil de vos participants et votre problématique pour choisir une activité adaptée.

Une fois les activités choisies, vous aurez toutes les informations nécessaires pour définir la durée de l’atelier (entre 1h à 3h en général) et le mode de passation (distance ou présentiel), de réserver une salle appropriée, de recruter vos participants, et de vous assurer que vous aurez tout le matériel nécessaire le jour J.

Déroulé de l’atelier

En général, un atelier UX se déroule ainsi : 

  1. Contexte
  2. Brise-Glace (ou Ice-Breaker)
  3. Consignes
  4. Activité(s) principale(s)
  5. Conclusion

On rappelle tout d’abord le contexte, et ce qui motive l’atelier. On présente également de manière très claire le ou les objectifs à atteindre, ainsi que le déroulé prévu.

Ensuite, on prévoit une activité de brise-glace. D’une durée de 5 à 15 minutes, c’est une activité qui a pour but de ‘rompre la glace’. Chaque participant se présente grâce à une activité ludique. Cette dynamique facilite la prise de parole pour la suite de l’atelier en l’amorçant une première fois. De nombreux brise-glace existent, certains farfelus, d’autres plus conventionnels.

Avant de passer aux activités, il est nécessaire de rappeler les consignes de l’atelier. Les consignes sont à adapter en fonction de l’atelier choisi. Par exemple, un brainstorming n’aura pas exactement les mêmes règles qu’un atelier de co-conception. Le plus souvent, il s’agit de s’écouter les uns les autres, de rebondir sur les idées énoncées, etc. Si vous utilisez des Post-It, pensez à préciser aux participants de noter une idée par feuille. Faute de quoi, la suite de l’atelier (regroupement des idées similaires) peut s’avérer compliquée !

Enfin, le cœur de l’atelier ! Il est important durant cette phase de s’assurer que les participants ont tout ce dont ils ont besoin pour mener à bien l’activité. C’est à l’animateur de vérifier que chacun participe, que le temps pour chaque activité est bien géré, et que les exercices sont compris.

A la fin de la séance, il faut s’assurer de garder une dizaine de minutes pour résumer les points clé de l’atelier, et expliquer aux participants les prochaines actions suite à l’atelier. Enfin, on les remercie. On peut également leur demander d’évaluer l’atelier, en leur proposant de noter leur degré de satisfaction.

Analyse des données recueillies durant l’atelier

L’atelier est maintenant terminé, il est temps de passer à l’analyse des données. Suivant votre problématique et le type d’atelier choisi, vous avez à votre disposition ou des Post-It avec les idées de vos participants, une liste ds fonctionnalités positionnées dans une interface, des personas, des cartes d’expérience, etc.

Il est important de conserver l’ensemble des idées émises. Elles pourront alimenter plus tard le processus de conception, si par exemple, on se rend compte que quelque chose ne peut pas être fait dans l’immédiat.

Les résultats d’un atelier peuvent être matérialisés de différentes manières, par exemple sous forme de :

Matérialisation d'un nouveau processus, résultat d'un atelier UX grâce à l'outil Balsamiq
Matérialisation d’un nouveau processus, résultat d’un atelier UX à distance sur l’outil Balsamiq (Source : Ludotic)
  • Maquette d’interface, s’il s’agit d’un atelier de co-conception d’une page
  • Architecture de l’information, s’il s’agit d’un atelier de tri de cartes
  • Personas ou cartes d’expérience, si votre problématique se focalise sur le profil des utilisateurs ou de leur parcours (actuel ou cible)
  • Workflow ou User Flow, pour matérialiser un processus
  • Liste d’idées priorisées, s’il s’agit d’un brainstorming
  • Liste de besoins et attentes, ou des retours sur la perception, s’il s’agit d’un focus group

Une fois votre analyse terminée, vous pouvez partager les résultats avec les participants tout en les remerciant à nouveau de leur contribution. C’est l’occasion pour eux de réagir à la synthèse de l’atelier.

Ces données sont également à communiquer auprès des parties prenantes, pour alimenter la suite et confronter les idées à la réalité du projet (contraintes techniques ou autres). Vous devez maintenant avoir des pistes de réponses à votre problématique initiale !

Les ateliers UX à distance

Cela n’a échappé à personne : ces derniers temps, la manière de travailler a radicalement changé avec le contexte sanitaire et l’avènement du télétravail. Ce qui impacte également la manière de travailler sur l’expérience utilisateur, et de mener certaines activités comme les tests utilisateurs ou des ateliers UX, qui doivent se faire aujourd’hui à distance.  

En effet, les outils de visioconférence induisent des changements dans la façon de communiquer avec ses interlocuteurs. Les tours de parole et la gestion des discours s’en trouvent profondément altérées.  Il en va de même pour les activités menées durant les ateliers UX. La distance physique atténue notamment les effets bénéfiques des activités de brise-glace (pour apprendre à faire connaissance, et que chacun puisse s’exprimer). 

Par ailleurs, si des outils collaboratifs en ligne tels que Miro ou Mural permettent de réaliser des activités comme le tri de carte ou la co-conception, ceux-ci nécessitent un temps d’adaptation et de prise en main pour l’ensemble des participants. Temps plus ou moins long suivant le profil de vos participants. 

Des participants collaborent sur Miro à l’aide de Post-It virtuels durant un atelier UX
Des participants collaborent sur Miro à l’aide de Post-It virtuels (Source : Miro)

Ces altérations montrent que la mise en place et la préparation d’atelier UX à distance doit désormais prendre en compte :

  • Des facteurs organisationnels supplémentaires (comment organiser et gérer la prise de parole en ligne, la collaboration en groupe, les soucis techniques, etc.)
  • Le profil des participants (leur aisance vis à vis du numérique – ordinateurs, logiciels…, les équipement à leur disposition, etc.)

Alors comment s’assurer du succès d’un atelier à distance ?

Précautions pour les ateliers UX à distance

Il est nécessaire de prendre en compte le profil de vos participants afin de choisir un outil adapté. Il m’est arrivé de faire des ateliers avec un support PowerPoint que je complète moi-même avec les retours des participants ; ou avec Miro, en notant moi-même les retours des participants ; ou bien sur Miro, en laissant les participants agir directement. Je préfère éviter cette dernière solution pour un atelier d’une heure, avec des personnes qui ne connaissent pas (ou peu) l’interface de Miro. En effet, les participants ont besoin d’explications pour comprendre comment fonctionne Miro, et ils ne seront pas forcément à l’aise au début avec cet outil qu’ils ne connaissent pas. Or, le but d’un atelier est de les mettre à l’aise rapidement, afin de se concentrer sur leurs retours.

Voici donc quelques conseils spécifiques aux ateliers à distance :

  • Choisissez le support adapté à vos participants, vos activités, et la durée de l’atelier.
  • Si vos participants n’ont jamais utilisé un outil en ligne collaboratif, prévoyez une petite activité afin qu’ils puissent se familiariser avec l’outil (par exemple, décrire leur profil sur des Post-It) et expliquez-leur les fonctionnalités essentielles. Ils doivent se sentir à l’aise avec l’outil pour pouvoir se consacrer à la problématique donnée. Cette activité peut faire partie du brise-glace.
  • Il est très facile de se cacher derrière un écran : assurez-vous que tout le monde participe et ait son mot à dire !
  • Faites aussi des pauses : c’est primordial, surtout face à un écran. La fatigue visuelle s’ajoutant à la fatigue cognitive, deux heures d’atelier peuvent être beaucoup plus fatiguant à distance qu’en présentiel.

Nos conseils pour un atelier UX réussi

Préparer et animer un atelier n’est pas de tout repos. Alors, comment s’assurer du succès de l’atelier ? Voici quelques conseils pour éviter les erreurs les plus courantes.

Avant l’atelier

Conseils sur les aspects organisationnels

S’assurer que les participants que vous contactez ont toutes les informations nécessaires avant l’atelier :

  • Lors du recrutement, il est important de donner toutes les informations nécessaires au bon moment. Ces informations concernent l’objectif de l’atelier, le lieu, comment y accéder, la date, et bien expliquer ce qui est attendu d’eux (ou non) en amont de l’atelier.
  • Si l’atelier a été planifié longtemps à l’avance, vous pouvez envoyer un rappel aux participants par e-mail le veille ou deux jours avant l’atelier.

Penser en amont à la façon de conserver et d’exploiter les résultats :

  • Il est important de réfléchir à la manière dont vous allez conserver et exploiter les résultats durant et après l’atelier. En effet, vous ne le ferez pas de la même manière s’il s’agit de Post-Il avec des idées, ou de fonctionnalités matérialisées sur un écran.
  • Vous pouvez prendre en photo le résultat à différents moments de l’atelier, et vous appuyer sur l’aide d’un preneur de notes pour tracer les idées échangées lors des discussions avec l’ensemble des participants.

Un atelier en une ou plusieurs sessions ?

  • Il est tout à fait possible de diviser un atelier en deux sessions. Cela permet par exemple de réunir des parties prenantes ayant un emploi du temps chargé. 
  • Certaines activités créatives peuvent bénéficier d’un temps de pause, afin que les participants aient le temps de réfléchir à la problématique. Dans ce cas, il peut être intéressant de prévoir deux sessions séparées. 
  • Par exemple, dans le cas d’un brainstorming où l’objectif est de trouver des idées nombreuses et innovantes, le premier atelier peut être réservé à une phase de divergence (où l’on essaiera de trouver un maximum d’idées) et le second à la phase de convergence (où l’on va tendre vers une sélection d’idées appropriées).

Conseils sur les aspects matériels

Faire une liste du matériel à prévoir :

  • Vous avez tout intérêt à lister tout ce dont vous aurez besoin pour l’atelier (papiers, stylos, Post-it, documents imprimés, collation, PC et téléphone chargés, etc.) afin d’être sûr de ne rien oublier le jour J. 

Réserver la salle plus longtemps que la durée de l’atelier :

  • En réservant la salle une demi-heure avant le début de l’atelier, et une demi-heure après l’atelier, vous aurez le temps de l’adapter (former des groupes de table par exemple), de préparer le matériel avant l’arrivée des participants, et aussi le temps de remettreles lieux en état après leur départ.

Utiliser l’espace !

  • On a parfois tendance à l’oublier, mais l’espace peut être très utile, s’il est employé à bon escient. Si vous avez des consignes pour l’atelier, vous pouvez par exemple les afficher sur un mur, et ainsi les laisser visibles à tout instant.
  • Si vous répartissez les participants en plusieurs groupes, assurez-vous qu’il y ait assez d’espace entre chaque groupe pour que vous puissiez circuler, et que chaque groupe puisse travailler correctement, sans être dérangé par le bruit d’un groupe trop proche par exemple

Pendant l’atelier 

Conseils sur l’organisation

Garder un œil sur le temps… 

  • Il est très important de savoir à l’avance combien de temps vous allez consacrer à chaque partie de l’atelier, et de vous assurer au fur et à mesure que le temps est à peu près respecté. Vous pouvez bien sûr être flexible et laissez plus de temps pour une partie à forte valeur ajoutée pour votre problématique. 
  • Montrer dès le début le temps estimé pour chaque activité aux participants, et donner l’alerte quand par exemple, il reste 5 minutes avant la fin d’une activité.

… tout en étant flexible

  • Si une activité prend plus de temps que prévu, mais qu’il s’agit de votre activité principale, il est important de passer le temps nécessaire dessus. Récemment, j’avais prévu 1h pour travailler sur un processus avant de passer au design des écrans, et nous avons finalement passé 2h sur la matérialisation du nouveau processus. Cependant, cette activité était centrale puisqu’elle a servi de base au design.
  • N’hésitez pas à laisser un peu les participants sortir de votre contexte ou de votre activité : parfois, c’est en sortant du chemin établi que vous trouverez les informations les plus précieuses ! L’important est de garder en tête vos objectifs initiaux, afin de savoir quand ramener les participants sur le sujet qui vous intéresse. 

Faire des pauses régulièrement !

  • Il est important de faire une pause, au moins toutes les deux heures (comme en voiture !). Vos participants ont besoin de se reposer et, qui sait, ils auront peut-être de nouvelles idées en revenant ! C’est aussi l’occasion de leur proposer une collation.

Conseils sur les participants

S’assurer que vos consignes sont claires et que les participants ont bien compris

  • N’hésitez pas à donner des exemples précis. C’est peut-être la première fois que vos participants font ce genre d’atelier !
  • Après avoir donné une consigne, demandez s’il y a des questions, et regardez votre audience. Si des sourcils se froncent, c’est peut-être qu’il faut éclaircir un point !

Le brise-glace, une activité incontournable

  • Chacun doit s’exprimer au moins une fois au tout début de l’atelier. Le brise-glace est donc une activité essentielle .
  • Si tous les participants se connaissent déjà, il n’est pas nécessaire de se présenter. En revanche, le brise-glace reste essentiel pour se mettre dans le contexte d’un atelier et prendre la parole. 
  • Il existe des brise-glace conventionnels, et d’autres plus farfelus. Le brise-glace est à choisir en fonction du profil des participants. Par exemple, certains impliquent que les personnes se touchent, or ce type d’activités ne convient pas pour tous les publics.

La gestion du temps de parole : la clef pour des résultats enrichissants ! 

  • Il est primordial de s’assurer que chacun puisse s’exprimer et donner son avis. Il peut arriver qu’un participant plus bavard monopolise la parole, ou qu’un des participants influence tous les autres.
  • Pour se faire, il est important de repérer ces individus, et d’intervenir au besoin en sollicitant l’avis des autres participants. Ainsi, tout le monde participe, et les avis minoritaires sont entendus, voire débattus.
  • Vous pouvez aussi commencer la phase de divergence avec une activité individuelle. Chacun réfléchit à la problématique, en notant des idées sur un Post-It ou en dessinant son interface idéale, avant de passer à un travail par groupe. Ainsi, chacun aura eu le temps et l’opportunité de réfléchir au sujet, et ses idées seront matérialisées. Il sera alors plus simple pour chacun d’intervenir par la suite.

Le mot de la fin

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour mener à bien vos ateliers ! Ces méthodes ont fait leurs preuves depuis les premiers brainstorming et focus groups dans les années 1940. Nos experts Ludotic organisent très souvent des ateliers UX pour stimuler la créativité, co-concevoir des interfaces, ou résoudre d’autres problématiques.

A titre d’exemple, Ludotic a accompagné Kimoce pour la refonte de leurs outils en organisant notamment un atelier de co-conception pour concevoir de nouvelles interfaces. Nous pouvons vous accompagner dans la réalisation de vos ateliers, alors n’hésitez pas à nous contacter !

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à partager sur les réseaux sociaux, ou à nous dire en commentaire quels sont vos conseils pour des ateliers UX réussis !

Merci à nos stagiaires Ludonomes Arthur Mas et Dylan Basley pour leur participation à cet article !